Varsling
Alle arbeidsplasser med minst fem ansatte skal ha rutiner for intern varsling. Med en forutsigbar prosess, viser ledelsen at man bryr seg om at de ansatte har et godt arbeidsmiljø. Med et godt arbeidsmiljø vil produktivitet gå opp, sykefraværet gå ned og organisasjonen oppleves som en attraktiv arbeidsplass.
Klare etiske retningslinjer virker også forebyggende mot at kritikkverdige forhold skal oppstå. Med gode varslingsrutiner kan ledelsen få kjennskap til kritikkverdige forhold i en tidlig fase og kan gjøre noe med det.
Med gode varslingsrutiner som håndteres på en god og trygg måte vil også den som sier fra være trygg på at en ikke vil bli utsatt for gjengjeldelse og skape tillit til organisasjonen.
Under er noen tips til fremgang og tilrettelegging for god varsling innenfor din organisasjon presentert av Randi Hoff, som står bak mittvarsel.no.
Hva kan du gjøre før varsling oppstår?
Risikokartlegging
Ved å gjennomføre en risikokartlegging kan ledelsen i samarbeid med ansattrepresentanter kartlegge kjennskap til kritikkverdige forhold i organisasjonen. En kartlegging vil avdekke kjennskap til arbeidsmiljøloven, bedriftens etiske retningslinjer og varslingsrutiner.
Ved en risikokartlegging kan man tenke på hvilke fristelser som kan oppstå i forbindelse med handel, som for eksempel bytte av tjenester, fordeler, billetter til arrangementer, dyre middager, og gaver levert på arbeidssted eller på hjemmeadresse. Samtidig er det viktig å poengtere at en risikokartlegging er et kontinuerlig arbeid og derfor bør gjennomføres en gang i året.
Etiske retningslinjer
Resultat fra risikokartlegging kan være grunnlag for å utarbeide de etiske retningslinjene. De skal si noe om hvordan vi skal oppføre oss i vår organisasjon. De etiske retningslinjene, skal sammen med normer og regler danne grunnlag for varslingsrutinene. Dette vil gjenspeile bedriftens verdier.
Å tilrettelegge for gode varslingsrutiner
Neste del handler om å tilrettelegge for at ansatte og andre, kan varsle om kritikkverdige forhold. Organisasjonen skal utarbeide skriftlige varslingsrutiner som er tilgjengelig for alle som utøver arbeid for virksomheten i henhold til Aml. §§2 A-2 og 2 A-6. Rutinene skal gi informasjon om hva varsling er, om varslingsrett og varslingsplikt, samt fremgangsmåte for varsling. I varslingsrutinene bør det informeres om hvilken form for tilbakemelding en kan regne med å få. Det bør også komme frem informasjon om hvem som har innsyn og hvem som saksbehandler et varsel. Det kan også informeres om hvordan et varsel undersøkes, om dere har intervju med parter som er involvert eller om dere velge å bruke faktaundersøkelser. Videre er det viktig at det tilrettelegges for at de ansatte vet hvor og hvordan de finner den nødvending informasjon om organisasjonens varslingsrutiner og innrapportering.
Det er også viktig at organisasjonen tilrettelegger rutiner for god ivaretakelse av begge parter i varslingsprosessen.
Hvilken rolle spiller de ulike partene i en varslingssak?
Varsleren rolle
Den som varsler har rett på varslervern, og arbeidsgiver plikter å sørge for at varsler ikke opplever gjengjeldelse fordi en har varslet.
Den omvarslede
Varslingsrutinene skal opplyse om vern av den omvarslede og dens mulighet for å få informasjon om vedkommende personopplysninger. Den omvarslede også rett på kontradiksjon, som vil si rett til å komme med sin versjon av hendelsene.
Verneombudets rolle
Verneombudet skal ivareta både varsler og den omvarslede, og bør, så langt det er mulig ikke ta rollen som saksbehandler. Verneombudet skal i saker som omhandler mobbing, trakassering og rus, se til at ledelsen behandler saken på en skikkelig måte i henhold til varslingsrutinene.
Konsekvenser for den som har begått kritikkverdige forhold
I varslingsrutinene bør det informeres om konsekvensen for den omvarslede dersom det viser seg at det har blitt begått kritikkverdige forhold i strid med etiske retningslinjer, norsk lov, og normer og regler det er bred tilslutning til i samfunnet.
Hva gjør du når et varsel er mottatt?
Et varsel har kommet inn, og administrator eller saksbehandler kan undersøke varselet. Den eller de som mottar varselet kan enten håndtere det selv, eller innhente kompetanse internt eller eksternt. Dersom varselet omhandler brudd på norsk lov, bør også politi kontaktes så tidlig som mulig. Sak bør deretter bero til politiet har behandlet saken, og eventuelt til dom er falt.
Tillate anonym varsling?
Arbeidsgiver plikter å saksbehandle et anonymt varsel, men er ikke forpliktet til tilrettelegge for anonym varsling.
Undersøke varselet
Det første saksbehandler må gjøre er å lese innholdet i varselet.
Å loggføre aktivitet
Saksbehandler kan loggføre aktivitet som hendelser tilbake i tid, e-post, møter, SMS med mer. I systemet MittVarsel.no loggfører automatisk hvem som har vært logget inn, sett på varslet og gjort endringer i saken.
Konklusjon
Etter at saken er tilstrekkelig undersøkt må saksbehandler konkludere om dette er et kritikkverdig forhold eller ikke. Dersom det er et kritikkverdig forhold, må det iverksettes tiltak, som skal sørge for at forholdet opphører.
Den omvarslede får deretter informasjon om de konsekvenser dette medfører, i henhold til beskrivelsen i varslingsrutinene. Saken kan deretter avsluttes, og varsler får informasjon om at saken er ferdig behandlet. Verken varsler eller andre ansatte i organisasjonen skal ha innsyn i saksbehandlingen.
Hva gjør du når varslingsprosessen er ferdig?
Evaluering
Når saken er avsluttet, kan det være lurt å evaluere prosessen. Var organisasjonen godt nok forberedt på å håndtere denne saken? Var dette noe vi var oppmerksom på kunne skje når vi jobbet med risikokartlegging? For å unngå et tilsvarende saker i fremtiden, kan vi oppdatere etiske retningslinjer og varslingsrutiner.
Arkivering
Når saken er avsluttes, bør den lagres på en trygg måte, der det kun er noen få som har tilgang til informasjonen. Samtidig et sted det kan være enkelt å finne saken igjen, som gjør at organisasjonen har oversikt over type varslingssaker.
Når saken er avsluttet, kan det være lurt å evaluere prosessen. Var organisasjonen godt nok forberedt på å håndtere denne saken? Var dette noe vi var oppmerksom på kunne skje når vi jobbet med risikokartlegging? For å unngå et tilsvarende saker i fremtiden, kan vi oppdatere etiske retningslinjer og varslingsrutiner.
